বিগত ১৯শে জুন ২০১৯ ইং তারিখে স্থাপত্য অধিদপ্তরের সন্মেলন কক্ষে অধিদপ্তরের চলমান ই-ফাইলিং প্রক্রিয়া জোরদারকরনের উদ্দেশ্যে একটি সভা অনুষ্ঠিত হয়। পাঁচটি ডিজাইন সার্কেলের উপ-প্রধান স্থপতিগণ সহ সংশ্লিষ্ট অন্যান্য কর্মকর্তা-কর্মচারীদের উপস্থিতিতে অধিদপ্তরের অতিরিক্ত প্রধান স্থপতি জনাব আ স ম আমিনুর রহমান-এর সভাপতিত্বে অনুষ্ঠিত সভাটিতে সরাসরি প্রতিটি সার্কেলের চলমান ই-ফাইলিং প্রক্রিয়া তত্ত্বাবধান করা হয় এবং প্রযোজ্য ক্ষেত্রে অধিদপ্তরের ই-ফাইলিং এ্যডমিনগণের সহায়তায় উদ্ভুত সমস্যাসমূহ তাৎক্ষণিক সমাধান করা হয়। সভায় এই মর্মে সিদ্ধান্ত গৃহীত হয় যে, প্রত্যেক সার্কেলের সংশ্লিষ্ট প্রতিনিধিগণ এই প্রক্রিয়া সার্বক্ষণিক মনিটরিং করবেন এবং ই-ফাইলিং প্রক্রিয়ার সর্বোচ্চ ব্যবহার অতি দ্রুত নিশ্চিত করবেন।